Règlement intérieur

Règlement intérieur de l'association « A VOS DES ! »

Préambule : le présent règlement intérieur détermine le fonctionnement de l'association « A VOS DES ». Il s'impose aux adhérents ainsi qu'aux visiteurs. Les règlements locaux et notamment communaux prévalent sur les dispositions du présent document. Une copie du présent règlement sera visible en permanence sur le site Internet de l'association.

Article 1 – Organisation Générale.

1 – 1) Les réunions de l'association ainsi que les assemblées générales (AG) se font toujours au lieu de réunion habituel de l'association, sauf dispositions contraires prises par les membres dirigeants. Le lieu des réunions du conseil d'administration (CA) est déterminé par les membres dirigeants.
En fonction des besoins de la municipalité, les lieux, date et horaires de réunions de l'association sont susceptibles d'être modifiés. Le bureau s'attachera à prévenir au plus vite les membres de l'association de ces modifications, notamment via le forum.

1 – 2) Les locaux mis à disposition de l'association pour la pratique de ses activités sont actuellement situés salle Grémaux, 32, rue Paul Vaillant Couturier 59260 Lezennes.

1 – 3) Les locaux sont ouverts exclusivement aux membres de l'association tous les vendredis soir à partir de 19h et jusqu'à minuit, tout au long de l'année sauf dispositions contraires exceptionnelles prises par les membres du CA ou demande des autorités communales.

1 – 4) Cotisations et modalités d'inscription. L'association à une capacité d'accueil maximale de 50 adhérents. Pour des raisons de sécurité ou de bon fonctionnement, le CA peut à tout moment décider de limiter cette capacité maximale à une quantité inférieure.

Inscription initiale : avant toute inscription annuelle, une période d'essai de 3 mois est obligatoire et le nouveau postulant devra être parrainé par un adhérent titulaire. Tout adhérent devra remplir une fiche d'inscription lui conférant le statut de membre temporaire et mentionnant la date d'inscription, ses nom, prénom, date de naissance, adresse et adresse mail. Tout nouveau membre inscrit accepte d’office le présent règlement à partir du moment où il paye sa cotisation. Celui-ci sera à sa libre disposition sur le forum de l'assocaition.

Au terme de la période d'essai et après avis favorable du CA, le nouveau membre devient adhérent de plein droit. Il s'acquitte de sa cotisation annuelle qui reste due pour l'année en cours, quelle que soit la date d'inscription. La date d'inscription initiale fait foi. Cette cotisation annuelle est fixée à 10 € pour l'année 2018 et les années suivantes sauf modification du présent règlement.

Renouvellement d'inscription. Le renouvellement des droits est automatique après versement de la cotisation annuelle, valable à compter du 1er janvier de l'année considérée. Pour des raisons d'organisation, l'adhérent est tenu de renouveler son adhésion avant la fin du mois de décembre de l'année civile précédente.

Visiteurs : toute personne non adhérente souhaitant découvrir l'association est considérée comme « visiteur ». L'accès aux locaux est autorisé pour trois sessions. Au terme de ce délai, et sous réserve des places disponibles, elle devra indiquer si elle souhaite s'inscrire et être parrainée par un adhérent titulaire.

1 – 5) Tous les membres de l'association et ses visiteurs sans exception sont tenus de se conformer au présent règlement, ainsi qu'aux règlements d'hygiène et sécurité des lieux mis à disposition. L'adhésion au présent règlement est matérialisée par la signature du bulletin d'inscription par l'intéressé.

Important : toute infraction à ce dernier point pouvant entraîner des sanctions contre l'association, le CA pourra radier les fautifs et/ou leur faire payer les dédommagements éventuels déboursés par elle.

Article 2 – Consignes propres à l'utilisation des locaux.

2 – 1) Les utilisateurs sont invités à laisser les locaux dans l'état de propreté où ils étaient à leur arrivée : chaises et tables doivent être rangées, les toilettes propres, les lumières éteintes, les armoires de l'association fermées à clé, les portes et fenêtres verrouillées, ainsi que le système d'alarme enclenché. Le tri des déchets recyclables doit être respecté par les utilisateurs dans les poubelles spécifiques mises à disposition.

2 – 2) Si le cas se présente où les locaux sont en désordre à l'arrivée des membres de l'association, le responsable du jour préviendra le président ou un autre membre du CA qui transmettra la remarque à qui de droit.

2 – 3) La réservation des salles et l'usage des tables doivent être programmées sur le planning du forum. En cas de saturation des locaux, les adhérents ayant réservé seront prioritaires. En aucun cas, un non adhérent ne peut être prioritaire.

2 – 4) L'unique jeu de clés d'accès aux locaux est détenu par un des membres du CA qui peut exceptionnellement les confier, si l'organisation de la soirée l'impose, à la garde d'un des membres de l'association désigné comme responsable du jour. Dans ce cas, ce dernier doit rendre compte de tout problème, quel qu'il soit, et peut le cas échéant être tenu pour responsable. En cas d'absence d'un des membres du bureau, c'est toujours le responsable désigné qui fait autorité.

2 – 5) Pour le bon déroulement et la bonne ambiance des parties en cours, les visiteurs étrangers et les membres de l'association sont instamment priés de respecter les groupes de joueurs qui souhaitent avoir du calme et de la concentration. La discrétion, et le respect mutuel, sont de rigueur entre tous les membres et visiteurs à l'intérieur des locaux. Nous insistons sur la discrétion et le respect du voisinage qui sont de la même manière demandés à l'extérieur des locaux. Tout contrevenant à ce point sera rappelé à l'ordre.

2 – 6) De la même manière, tout comportement volontairement déplacé ou agressif envers un ou plusieurs membres de l'association ou de ses visiteurs, que ce soit physique ou verbal, est formellement interdit sous peine de sanction. Ces comportements incluent de manière non exhaustive : les insultes, les menaces, les propos à connotation discriminatoire, raciste, antisémite, diffamatoire, sexiste, etc.

2 – 7) Un membre du CA, ou à défaut un responsable du jour, peut refuser l'accès aux locaux à toute personne qui n'est pas membre de l'association, sans obligation de justification. De même, toute personne membre ou non de l'association ne se conformant pas aux précédents paragraphes, notamment 2 – 5 ou 2 – 6 de manière suffisante, se verra invitée à lire le présent règlement et à changer son comportement. À défaut de réaction, le ou les perturbateurs seront mis à la porte sur le champ sans autre discussion ou justification.

2 –  -8 ) Si le contrevenant est membre de l'association, des sanctions pourront être prises à son encontre par les membres du CA. Ces sanctions pourront aller d'une mise à pied temporaire avec interdiction d'accès aux locaux pour une période déterminée à la radiation pure et simple, avec interdiction définitive d'accès.

Article 3 Avantages aux membres de l'association

3 – 1) Chaque membre inscrit reçoit lors du paiement de sa cotisation une quittance, valable pour le reste de l'année en cours à partir du jour de l'inscription.

3 – 2) En plus de la possibilité d'utiliser les locaux et le mobilier mis à disposition, les membres peuvent utiliser dans les locaux de l'association les jeux et accessoires mis à leur disposition dans les armoires de l'association.

3 – 3) Selon les périodes, des t-shirts, dés, ou autres articles peuvent être fabriqués à l'effigie de l'association.

Article 4 La ludothèque de l'association

4 – 1) La ludothèque de l'association comprendra des jeux et accessoires achetés avec les fonds de l'association, ou éventuellement offerts ou cédés à celle-ci par des tiers bienfaiteurs.

4 – 2) Les suggestions d'achats peuvent être faites par n'importe quel membre de l'association auprès du CA, qui après sondage effectué auprès de tous les membres, décidera ou non de l'achat. En cas d'acceptation, la somme nécessaire sera débloquée par le trésorier.

4 – 3) Les jeux et autres biens de l'association doivent rester en permanence à disposition de ses membres dans les armoires, sauf dérogation exceptionnelle accordée par les membres du CA selon les modalités des alinéas 4 et 5 suivants.

Article 5 Les outils de communication de l'association

5 – 1) Un forum est à la disposition des membres de l'association et des visiteurs pour découvrir, s'informer, proposer et planifier les activités. Cet outil est entretenu, géré, mis à jour et modéré par les membres de l'association. L'adresse est la suivante : https://a-vos-des.forumactif.com/

5 – 2) De même que lors des réunions de l'association, toutes les personnes, membres ou visiteurs, sont tenues de se comporter avec respect et courtoisie lors de l'utilisation de ces outils. Les mêmes sanctions (expulsion temporaire ou définitive) pourront être appliquées à tout contrevenant.

Article 6 Espace détente de l'association

6 – 1) Pour des questions d'organisation, l'association ne prévoit pas la gestion d'une buvette. Toutefois, une bouilloire ainsi qu'une cafetière seront mises gratuitement à disposition des membres et visiteurs.

6 – 2 ) Sucre, café, thé et infusions seront mis gratuitement à disposition de tous dans la limite des stocks disponibles. Chacun est invité à participer bénévolement à l'alimentation de cet espace de confort.

6 – 3) Tout membre et visiteur est libre d'amener boissons ou friandises sous réserve que ces produits soient licites et ne donnent pas lieu à commerce.

6 – 4) Il est rappelé à tous que les locaux sont intégralement non-fumeurs. Toute personne souhaitant toutefois fumer devra le faire à l'extérieur des locaux et s'engager à respecter le voisinage (limiter les éclats de voix et toute manifestation pouvant indisposer les riverains).

Ce règlement intérieur a été établi par le conseil d'administration et validé à Lezennes le 21/04/2018

Le Président Le Trésorier Le Secrétaire